Von Markterkundung, über Ortsbesichtigung und Verhandlungsgesprächen bis zur Teststellung vor Zuschlagserteilung

Was vielen Beschaffenden, die primär einstufige Verfahren anwenden oft nicht bewusst ist, ist dass das Vergaberecht Auftraggebern durch die Wahl der Verfahrensart sowie in der Gestaltung der Verfahrensführung zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten gibt. In diesem Seminar liegt der Fokus auf den Instrumenten, die dafür im zweistufigen Verfahren verfügbar sind und wie diese ins Verfahren integriert und sinnvoll und rechtssicher angewendet werden können.

Nächster Termin:

Mittwoch, 26.08. – 27.08.2026: 09:00 Uhr – 13:00 Uhr | 09:00 Uhr – 12:00 Uhr

Peter Jung, Lead Professional Vergabe und Einkauf, PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH

Christoph Lenz, Strategischer Einkäufer, Vergabemanager, Rhein-Neckar-Verkehr GmbH

Erfolgreiche Gestaltung Zweistufiger Vergabeverfahren

Q: Was ist ein zweistufiges Vergabeverfahren?

Ein zweistufiges Vergabeverfahren ist eine Verfahrensart, bei der der Ablauf in mehrere Phasen gegliedert ist. Dabei können vor der Zuschlagserteilung Instrumente wie Markterkundung, Besichtigungen, Dialog- oder Verhandlungsrunden und Teststellungen eingesetzt werden. Ziel ist es, das Verfahren und die spätere Leistungserbringung besser aufeinander abzustimmen.

Q: Wie werden Markterkundung, Besichtigung und Teststellung im zweistufigen Verfahren eingesetzt?

Markterkundungen dienen der Vorbereitung und helfen, den Markt und mögliche Lösungsansätze besser zu verstehen. Besichtigungen und Dialog- oder Verhandlungsrunden können genutzt werden, um örtliche Gegebenheiten, Anforderungen und offene Punkte zu klären. Teststellungen dienen dazu, die tatsächliche Erfüllung von Anforderungen vor der Zuschlagserteilung zu überprüfen.

Q: Warum kann die Gestaltung eines zweistufigen Vergabeverfahrens rechtlich und praktisch wichtig sein?

Die Wahl der Verfahrensart und die konkrete Verfahrensführung bieten im Vergaberecht erhebliche Gestaltungsmöglichkeiten. Dadurch lassen sich unter anderem unpassende Anforderungen in der Leistungsbeschreibung vermeiden, unklare Formulierungen konkretisieren und spätere Kosten durch fehlende Kenntnis von Gegebenheiten reduzieren. Außerdem kann so die tatsächliche Kompatibilität mit Bestands-Systemen besser abgesichert werden.

Q: Für wen ist ein Seminar zu zweistufigen Vergabeverfahren geeignet?

Geeignet ist es für Beschafferinnen und Beschaffer öffentlicher Auftraggeber, die Vergabeverfahren durchführen. Besonders angesprochen sind Personen mit keiner oder nur geringer Erfahrung in der Durchführung und Gestaltung zweistufiger Vergabeverfahren.

Q: Worin unterscheidet sich ein zweistufiges Vergabeverfahren von einem einstufigen Verfahren?

Beim zweistufigen Verfahren stehen mehrere aufeinanderfolgende Verfahrensschritte und zusätzliche Instrumente zur Verfügung, etwa Dialog- oder Verhandlungsrunden sowie Teststellungen. Ein einstufiges Verfahren ist demgegenüber weniger auf solche vorbereitenden und klärenden Phasen ausgerichtet. Dadurch bietet das zweistufige Verfahren mehr Möglichkeiten zur Konkretisierung und Prüfung vor dem Zuschlag.

Seminarinhalte

Der Anteil der zweistufigen Verfahren ist laut Vergabestatistik sowohl bei oberschwelligen als auch unterschwelligen Vergabeverfahren relativ gering. Vermutlich hängt die zurückhaltende Anwendung dieser Verfahrensarten mit mangelnder praktischer Erfahrung und Unsicherheit bezüglich passender Anwendungsfälle zusammen.

Dabei bietet das Vergaberecht sowohl durch die Wahl der Verfahrensart als auch in der Gestaltung der Verfahren zahlreiche Möglichkeiten um durch den geschickten Einsatz der zur Verfügung stehenden „Hilfsmittel“ wie Markterkundungen, Besichtigungen, Verhandlungs-/ und Dialoggespräche sowie Teststellungen, nicht nur das Verfahren selbst, sondern die spätere Leistungserbringung zu optimieren. Diese Optimierung kann beispielsweise in der marktgerechten Erstellung der Leistungsbeschreibung (z.B der Vermeidung von unmöglichen Anforderungen), der rechtssicheren Wahl der Verfahrensart (z.B. zur Überprüfung von technischen Alleinstellungsmerkmalen), der Vermeidung von nachträglich entstehenden Kosten (z.B. durch fehlende Kenntnis örtlicher Gegebenheiten oder Besonderheiten bei der Umsetzung), der Konkretisierung von unklaren oder ungenauen Formulierungen (z.B. bei der Gestaltung von Preisgleitklauseln) oder der Sicherstellung der tatsächlichen Erfüllung von Anforderungen (z.B. die tatsächliche Kompatibilität zu Bestands-Systemen) liegen.

Das Seminar gibt Beschafferinnen und Beschaffern einen Einblick in die Möglichkeiten, die das Vergaberecht für die Gestaltung zweistufiger Verfahren bietet. Dabei steht die rechtssichere Anwendung der zur Verfügung stehenden Instrumente sowie deren sinnvolle und themenbezogen zielführende Auswahl im Fokus.

Agenda

Rechtsgrundlagen des zweistufigen Verfahrens
Allgemeiner Ablauf eines zweistufigen Verfahrens
Instrumente im zweistufigen Verfahren (jeweils mit Rechtsgrundlagen, Erfahrungsberichten und Informationen zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation)
- Markterkundung (zur Vorbereitung)
- Besichtigungen
- Dialog-/ oder Verhandlungsrunden
- Anpassung von Vergabeunterlagen zwischen den Dialog-/ oder Verhandlungsrunden
- Teststellungen

Zielgruppe

Die Veranstaltung richtet sich an Beschafferinnen und Beschaffer öffentlicher Auftraggeber, die mit der Durchführung von Vergabeverfahren betraut sind. Dabei insbesondere an Personen, die keine oder nur sehr wenig Erfahrung mit der Durchführung und Gestaltungsmöglichkeiten zweistufiger Vergabeverfahren haben.