Gemeinsam und partnerschaftlich erfolgreich beschaffen!

Eine erfolgreiche Beschaffung beginnt in der Vorbereitung und Planungsphase, lange vor Beginn des formalen Vergabeverfahrens. Ihre Wirkungen reichen über den Zuschlag hinaus. In allen Phasen ist eine Zusammenarbeit der Vergabestelle mit unterschiedlichen Akteuren erforderlich und essenziell, insbesondere mit den betroffenen Fachbereichen.

Nächster Termin:

Freitag, 11.09.2026: 09:00 Uhr – 13:00 Uhr

Dr. Moritz Philipp Koch, Regierungsdirektor und Leiter "Sourcing“, Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), Mitglied der VK Westfalen

Elisabeth Bruhn, Referentin, Statistisches Bundesamt

Die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Vergabe als Erfolgsfaktor

Q: Was bedeutet die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Vergabe in der Beschaffung?

Die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Vergabe bezeichnet die enge Kooperation verschiedener Abteilungen bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen. Sie ist entscheidend für eine erfolgreiche Beschaffung, da Fachbereiche fachliche Informationen liefern und die Vergabestelle diese in den Vergabeprozess integriert.

Q: Wie kann die Zusammenarbeit zwischen Vergabestelle und Fachbereichen optimal organisiert werden?

Eine optimale Organisation beginnt idealerweise vor der Erstellung der Vergabeunterlagen und umfasst klare Rollenverteilungen, gemeinsame Arbeits- und Zeitplanung sowie eine strukturierte Ablage der Dokumente. Regelmäßige Abstimmungen und eine offene Kommunikation helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit effizient zu gestalten.

Q: Warum ist die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Vergabe ein Erfolgsfaktor bei öffentlichen Beschaffungen?

Weil sie sicherstellt, dass fachliche Anforderungen frühzeitig und präzise in die Vergabeunterlagen einfließen, was die Qualität der Ausschreibung verbessert. Zudem reduziert sie Kommunikationsprobleme und Zeitdruck, was den gesamten Beschaffungsprozess effizienter und erfolgreicher macht.

Q: Für wen ist die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Vergabe besonders relevant?

Sie ist besonders relevant für Beschafferinnen und Beschaffer in öffentlichen Verwaltungen, Fachbereichsmitarbeitende sowie Querschnittsbereiche wie Datenschutz, IT-Sicherheit, Justiziariat, Haushalt und Vertragsmanagement. Auch Mitarbeitende aus Lieferantenmanagement und interessierte Bieter profitieren von einer guten Zusammenarbeit.

Q: Worin unterscheidet sich die Zusammenarbeit bei der Bedarfsermittlung von der Zusammenarbeit bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung?

Bei der Bedarfsermittlung liefern Fachbereiche die grundlegenden fachlichen Anforderungen und Informationen, die den Bedarf definieren. Die Zusammenarbeit bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung konzentriert sich darauf, diese Anforderungen präzise und rechtssicher in die Vergabeunterlagen zu übertragen, um eine klare Grundlage für das Vergabeverfahren zu schaffen.

Seminarinhalte

Eine erfolgreiche Beschaffung ist ein Gemeinschaftsprojekt und kann nur gelingen, wenn Beschafferinnen und Beschaffer „Hand in Hand“ mit den jeweiligen Fachbereichen zusammenarbeiten.

Doch das ist leichter gesagt als getan: Nahezu alle Auftraggeber erleben strukturelle, organisatorische und inhaltliche Herausforderungen bei der Zusammenarbeit von Vergabe- und Fachbereichen. Vielfach entsteht der Eindruck, „man spreche nicht dieselbe Sprache“. Zeitdruck, Kommunikations- und Abstimmungsprobleme sowie unklare Rollen sind die häufigsten Ursachen für diese Probleme.

Richtig organisiert, im Optimalfall beginnend weit vor der Erstellung der Vergabeunterlagen (insb. der Leistungsbeschreibung), kann sich die Zusammenarbeit von Vergabe und Fachbereichen jedoch als harmonisch und erfolgreich erweisen.

Die Fachbereiche werden dann bereits bei der Bedarfsermittlung und in der Planungs- und Vorbereitungsphase unterstützt. Sie liefern der Vergabe ihrerseits die benötigten fachlichen Informationen. So entsteht eine Win-Win-Situation und die Vergabepraxis des eigenen Hauses wird schneller, effizienter und erfolgreicher.

Das Seminar zeigt anhand aller Phasen einer Beschaffung und besonders praxisorientiert auf, wie die Zusammenarbeit von Vergabe- und Fachbereichen zum Erfolgsfaktor wird.

Das Seminar gibt einen Überblick über die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit von Vergabestelle und Fachbereichen und zeigt anhand konkreter Empfehlungen zahlreiche Möglichkeiten auf, wie man das volle Potential aus dieser Teamarbeit ausschöpfen kann.

Es werden zahlreiche Praxisbezüge hergestellt und Praxisbeispiele präsentiert. Die Teilnehmenden erhalten die Gelegenheit, sich aktiv einzubringen. Eigene Fragen sind ausdrücklich erwünscht, denn das Seminar versteht sich als eine Soforthilfe „aus der Praxis, für die Praxis“. Arbeitsgrundlage ist eine umfangreiche Präsentation, ergänzt um eine exklusive Checkliste mit Do’s and Dont’s, die in dieser Form ausschließlich in diesem Seminar zur Verfügung gestellt wird.

Agenda

Das Seminar erfasst die Zusammenarbeit von Vergabe- und Fachbereichen vom Beginn bis zum Ende einer Beauftragung. Erfasst werden insbesondere die folgenden Schritte:

Markterkundung und Bedarfsermittlung
Wahl des passenden Vergabeverfahrens (Soll verhandelt werden? Wer übernimmt welche Rolle im Verfahren?)
Organisation der Zusammenarbeit & Rollenverteilung
Do’s and Dont’s beim Aufstellen einer gemeinsamen Arbeits- und Zeitplanung
Gemeinsame Ablage/Aktenführung, Organisation der gemeinsamen Arbeit an den Kerndokumenten der Ausschreibung (Leistungsbeschreibung, Leistungskriterien, Vertrag), Umgang mit Abwesenheiten)
Besonderer Fokus: Zusammenarbeit bei der inhaltlichen Erstellung der Vergabedokumente, insb. Leistungsbeschreibung und Vertrag
Umgang mit Bewerber-/Bieterfragen
Zeitplanung (Vom Kickoff-Termin bis zum Zuschlag)
Effiziente Organisationsstrukturen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Typische Fragen von Fachbereichen an Vergabestellen – anschaulich dargestellt in Form von „FAQs“
Dokumentation und Lessons Learned erfolgreich umsetzen
Ihr Praxisbeispiel / Ihre Fragen

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an alle Beschafferinnen und Beschaffer in Bund, Ländern, Kommunen und weiteren öffentlichen Auftraggebern wie Hochschulen und Uni-Kliniken. Weiterhin gehören Mitarbeitende von Fachbereichen und Querschnittsbereichen, die bei Vergaben häufig involviert werden, zur Zielgruppe des Seminars. Dazu gehören z.B. die Bereiche Datenschutz, IT-Sicherheit, Justiziariat, Haushalt, Vertragsmanagement, Liegenschaftsverwaltung oder Projektunterstützung (z.B. ein PMO). Mitarbeitende aus den Bereichen Vertrags- und Lieferantenmanagement sind ebenfalls willkommen, genauso interessierte Bieter.