Strukturierte & strategische Organisation von Beschaffung und Vergabe - Online

Ob von öffentlicher Beschaffung, Einkauf oder Vergabe die Rede ist, alle auf Auftraggeberseite beteiligten Akteure stehen vor der stets anspruchsvollen Aufgabe: Bedarfe sind möglichst schnell, rechtssicher und wirtschaftlich im Rahmen von Vergabeverfahren zu realisieren. Die meist knappen Ressourcen Zeit und Personal sollten folglich so effektiv und effizient wie möglich eingesetzt werden.

Bündelung von Wissen und strukturiertes Bedarfs- und Beschaffungsmanagement (Strategische Beschaffung), die jeweils passende Vergabekonzeption, eine passende Arbeitsteilung, moderne Prozesse und Digitalisierung (eVergabe und Vergabemangement) sind einige der wichtigsten Bausteine für eine moderne Beschaffungsorganisation, die sich an ihren Ergebnissen messen lassen kann.

Aber was ist die passende Organisation, welche Werkzeuge und Hilfsmittel sollten eingesetzt werden und wie sollten Vergaben aufgebaut sein, damit sich der erhoffte Erfolg einstellt? Nur einige Fragen, die in diesem Praxisseminar diskutiert und beantwortet werden sollen.

Die Referenten laden ein, möglichst viele Anregungen und praktische Tipps für die alltägliche Arbeit mitzunehmen. Folglich ist das Seminar bewusst auf den Meinungs- und Erfahrungsaustausch zwischen den Vortragenden und den Teilnehmenden ausgerichtet. Im Vorfeld des Seminars besteht die Möglichkeit, die eigenen Interessenschwerpunkte und Fragen zur Vorbereitung des Seminars mitzuteilen.
 

Das Seminar richtet sich an alle, die mit der Organisation und Durchführung von Vergabeverfahren beschäftigt sind. Ob im Einkauf, einer Vergabestelle oder in einer an der Beschaffung beteiligten Fachabteilung tätig, können gewinnbringende Erkenntnisse für die tägliche Praxis gewonnen werden. Für Personen in Leitungs- und Führungsverantwortung dürfte das Seminar von besonderem Wert sein.
 

Einführung und Beschaffungs- und Vergabeorganisation

• Zahlen, Daten, Fakten „öffentlicher Einkauf“ (Volumina, Anzahl Vergabestellen, Statistiken)
• Organisatorische Rahmenbedingungen
• Marktbezogene / konjunkturelle Rahmenbedingungen
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Aktuelle Herausforderungen des öffentlichen Einkaufs
• Überblick / Erfahrungen aus der Praxis der Referenten zu Organisationsmodellen (einschl. Compliance, Neutralität, Interessenkonflikte)
• Zentrale Beschaffungs- und Vergabeorganisation
• Instrumente der Beschaffungsbündelung (Rahmenvereinbarungen, Vergabemodelle abseits der losweisen Vergabe, Qualifizierungssysteme, Open-House-Modell)
• Beschaffungsvarianten (In-House, In-State, Vertragsmanagement, Nutzung bestehender eigener und „fremder“ Verträge)
• Stakeholdermanagement (Politik, Gremien, Interessenvertretungen, Markt)
• Digitalisierung öffentlicher Einkauf (eVergabe, eRechnung, elektronische Prozesse und Systeme)
• Warengruppenstrategien und -management
• Vergabeverfahrensarten als strategisches Element (u.a. Entscheidungsmatrix Vergabeverfahrensart; Vor- und Nachteile der Verfahrensarten hinsichtlich Prozess, Flexibilität, Compliance / Korruptionsprävention)
• Methoden und Instrumente (elektronischer Katalog, elektronische Auktion, dynamisches Beschaffungssystem)

Organisation und Konzeption der Vergabe

• Vergabekonzept im Allgemeinen:
  • Vergabevorbereitung (Bedeutung, Inhalte und Herausforderungen im Überblick)
  • Bedarfsermittlung / -feststellung, Risikoanalyse und Zeitplanung
  • Markterkundung und Bedarfsstrukturierung
  • Wirtschaftlichkeitsberechnung, Auftragswertschätzung, Haushalt / Budget
  • Alternative Beschaffungsvarianten
• Vergabekonzeption im Besonderen (Themenauswahl):
  • Loszuschnitt
  • Produktvorgaben und –angaben
  • Besondere Aspekte: sozial, umweltbezogen, innovativ, nachhaltig
  • Optionale Leistungen
  • Einbeziehung Markt-Know-how (Verfahrensarten, Nebenangebote, agile Vorgehensmodelle)
  • Wertungskriteriengestaltung (Eignungs- und Zuschlagskriterien)
• Vergabedesign
  • Termin- und Fristenplanung
  • Bedeutung von Struktur und Inhalte der Vergabeunterlagen (u.a. Compliance / Transparenz, Attraktivität für Bieter)
  • Struktur der Vergabeunterlagen
  • Konsistenz der Vergabeunterlagen
  • Auftragsbekanntmachungen
  • Dokumentation
  • eVergabe
  • Management Bewerbungs- und Angebotsphasen, insbesondere Bewerber- und Bieterfragen, Strategien bei Rügen
  • Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
  • Nachforderung
  • Aufklärung
  • Verhandlungsführung und -strategien
  • Präsentationen und Teststellungen der Bieter
  • Informations- und Absagestrategien
     

Dieses Seminar wird online durchgeführt. Als technische Lösung wird die Online-Seminar-Software von edudip eingesetzt. Diese wird in Deutschland entwickelt, betreut und in deutschen Rechenzentren gehosted.

Technische Voraussetzungen für die Teilnahme am Webinar:

Zur Teilnahme am Online-Seminar wird ein Desktop-PC, Laptop oder anderes mobiles Endgerät (z.B. Tablet) benötigt.

Eine Webkamera und/oder Mikrofon ist nicht zwingend erforderlich, da jede/r TeilnehmerIn des Webinars individuell entscheiden kann, ob man sich aktiv durch Ton-/Bildbeiträge beteiligt. Allen TeilnehmerInnen steht eine Chatfunktion zur Verfügung, um Fragen stellen zu können.

Die Software ist webbasiert und ohne Download eines Programms und dessen Installation einsetzbar. Die Anwendung wird über den Browser aufgerufen und ausgeführt. Plug-ins im Browser sind nicht erforderlich.

Uneingeschränkt funktionieren die Browser Firefox und Chrome, d.h. TeilnehmerInnen können sich durch den Einsatz von Mikrofon und Webkamera am Online-Seminar beteiligen.

Voraussetzungen für die optimale Nutzung:

• 6000 LAN Verbindung mit 6 Mbit/sec
• LAN mit 6 Mbit/sec im Download
• Betriebssysteme: Windows 10, Windows 8, MacOS ab Sierra 10.12
• Windows Browser: Chrome / Firefox (jeweils die beiden letzten Versionen)
• Apple Browser: Firefox / Safari / Chrome jeweils die beiden letzten Versionen)
• Prozessor: Dual Core/ 4 GB RAM
• Gegen Rückkopplung ist ein Headset empfohlen

Ältere Betriebssysteme (Windows 7 und älter) und Browserversionen unterliegen Einschränkungen.
Bei Nutzung beispielsweise des Internet Explorers von Microsoft werden Sie auf einen Live-Stream/Webcast umgeleitet, hier ist keine aktive Teilnahme am Webinar außer im Chat möglich ist. 

>> Weiterlesen "Technische Voraussetzungen"

>> Weiterlesen "Als Teilnehmer im Seminarraum - Alle Funktionen im Überblick"

Bei Fragen zu Ihrer Technik, bestehender Firewall und Filter wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.
 

Ablauf von Online-Seminaren:

2 Tage vor dem Seminartermin erhalten Sie eine E-Mail mit einem Anmeldelink. Bitte beachten Sie hierfür auch den Eingang Ihres Spam-Ordners.

Die Seminarunterlagen werden kurz vor dem Webinar als PDF zur Verfügung gestellt.

Die Online-Seminare werden je nach Dauer in 3 - 4 Blöcken á 1,5 h Stunden durchgeführt mit kürzeren Pausen und einer längeren Mittagspause.

Sie erhalten per Mail ein Teilnahmezertifikat, welches die Zeitstunden vermerkt, so dass Sie dieses bei Ihrer Rechtsanwaltskammer als Fortbildungsnachweis einreichen können (Fortbildungsnachweis § 15 FAO).