Hintergrund
Für die öffentlichen Auftraggeber gewinnt die Bearbeitung vor dem Hintergrund ihrer finanziellen Handlungsfähigkeit zusehends/zunehmend an Bedeutung. Rechtssichere, wirtschaftlich und technisch durchdachte Vergaben sparen Geld und Zeit.
Allerdings gibt es eine Vielzahl von Auftragsvergaben, die von diesem erforderlichen Standard weit entfernt sind. Vergaben werden aufgehoben, es kommt während der Auftragsausführung zu kostspieligen Nachträgen, oder man stellt nach der Fertigstellung des Auftrags fest, dass das fertige Produkt vom angestrebten Ziel stark abweicht.
Um dem vorzubeugen, sollte der Auftraggeber Arbeitsabläufe, nötiges Personal, Kontrollen und Zuständigkeiten möglichst konkret organisieren, um so zu einem qualitativ und wirtschaftlich besseren Ergebnis zu gelangen/kommen.
Methodik
Das Seminar besteht aus Vorträgen, die mit Praxisbeispielen erklärt werden. Abschließend werden in der Gruppe (Gruppenarbeit) die wesentlichen Seminarinhalte umgesetzt und gefestigt.
Teilnehmerkreis
Das Seminar richtet sich an Personen. die mit der Organisation von Auftragsvergaben betraut sind. Grundkenntnisse im Bereich der Öffentlichen Auftragsvergabe sollten vorhanden sein.
Seminarinhalte
Vorteile von innerbetrieblichen Vergabe- bzw. Submissionsstellen
- Steigerung der Rechtssicherheit durch ein „Vieraugenprinzip“ und vergaberechtlich geschultes Personal
- Steigerung der Wirtschaftlichkeit und der Qualität bei den Beschaffungen durch fachlich geschultes Personal
- Gleichbleibende Arbeitsabläufe bei den einzelnen Vergaben
- Hohe Standards bei der Erarbeitung, Prüfung und Überwachung der Verfahren
Ermittlung der derzeit für die Auftragsvergaben zur Verfügung stehenden organisatorischen Mittel
- Qualitative und quantitative Erfassung der laufenden Auftragsvergaben
- Innerbetriebliche Vergabestellen bzw. Submissionsstellen
- Bearbeitung in den Fachbereichen, Ämtern oder anderen Organisationseinheiten
- Vorhandenes Personal, bezogen auf die fachlichen und rechtlichen Arbeitsabläufe
- Extern vergebene Aufgaben
Künftige Möglichkeiten der Umsetzung der Arbeitsabläufe
- Bedarfsfeststellung, Kostenermittlung und Beschaffung der finanziellen Mittel
- Wahl der Vergabeart im Unter- bzw. Oberschwellenbereich
- Beschreibung der Leistungen, Erstellung des Leistungsverzeichnisses bzw. der Funktionsprogramme
- Dokumentation
- Aufgabenbereiche
- vor der Veröffentlichung der Auftragsvergabe,
- von der Veröffentlichung der Auftragsvergabe bis zur Submission und
- nach der Submission
- Dienstanweisung, Schnittstellenplan oder Aufgaben-Verteilungsplan
Gruppenarbeit
- Umsetzung von „Beispiel-Auftragsvergaben“ innerhalb der unterschiedlichen Systeme und anschließende Diskussion über sich ergebende Vor- und Nachteile
